Una grande tradizione per un grande prodotto di condivisione documentale

CoG, già Collegamento Globale, uscì nel settembre 1998 e fu uno dei primi prodotti di document sharing sul mercato italiano. Prese questo nome da un progetto di comunicazione interna di Banca Intesa, tra i primi clienti ad utilizzarlo, per raggiungere la loro rete di promotori sul territorio italiano.

In questo caso l'obiettivo era quello di mantenere costantemente informati - in tempo reale - i circa mille promotori in tutta Italia e, comunque, di risparmiare sensibilmente sui costi di comunicazione tradizionale come fax, telefono e carta. L'invio di e-mail circolari era impegnativo, gravoso oltre che dispersivo: accentrare tutta l'informazione in un punto su web (ad accesso riservato) era una garanzia di ritrovare sempre e subito l'informazione che occorreva in quel preciso istante. Una potente ricerca per termini chiave ne facilitava ulteriormente il recupero.

I contenuti erano ben strutturati ed organizzati gerarchicamante in cartelle e sottocartelle che racchiudevano documenti, circolari, ultime notizie aziendali, file di programma (incasellati automaticamante nelle singole cartelle riservate agli utenti) ed eventi di rilievo in calendario.

CoG oggi

Il nuovo CoG è molto diverso da allora ma ne eredita tutti i concetti di base, con funzionalità nuove e migliorate - e con ulteriori strumenti adatti anche a realtà ed esigenze molto diverse tra loro.

La condivisione documentale in Rete risolve molte problematiche facendo risparmiare tempo e costi di gestione oltre ad aumentare le performance ed i tempi di risposta anche nelle azioni di vendita.

CoG permette di organizzare ed accentrare tutta l'informazione aziendale in un unico punto e di permetterne l'accesso solo a chi volete voi, ovunque sia disponibile una postazione Internet. Non è necessario installare alcun software aggiuntivo, basta semplicemente un browser (eg. Internet Explorer) ed un collegamento in Rete anche via modem (su normale linea telefonica).

Tutta l'informazione è strutturata gerarchicamente, per cartelle e sotto cartelle in modo illimitato, così da poterla categorizzare al meglio secondo argomenti. Una pagina di partenza (home-page) configurabile vi indirizzerà verso le aree poste in maggiore evidenza, vi terrà al corrente delle ultime novità e degli ultimi documenti inseriti o modificati, e vi proporrà gli strumenti per ricercare.

Gli accessi sono finemente controllabili dando così la possibilità - o meno - di vedere, inserire, modificare o rimuovere aree o documenti secondo tipologia di utente o gruppo di utenti. Lo strumento di pubblicazione dà la possibilità di caricare file di qualunque genere (mantenendo anche le vecchie versioni), di scrivere direttamente su web notizie e circolari come fareste con un word processor, di gestire calendari per eventi o appuntamenti, o di pubblicare link di collegamento ad altre aree (o documenti) del CoG o a siti esterni.

Altri strumenti permettono di costruire e gestire Moduli (possono ad esempio essere questionari o richieste d'informazione o materiali), di inviare mail ad utenti o a gruppi selezionabili, o di organizzare forum tematici di discussione.

Tra le caratteristiche più esclusive possiamo citare la pubblicazione documentale in modalità "collezione". Questa dà la possibilità di caricare in un unico passaggio un gruppo di documenti - precedentemente salvati e compressi in formato zip - e di poterli navigare all'interno per cartelle. Tale modalità permette anche di pubblicare pagine web - od interi siti precedemente salvati - e di visualizzarli completi di riferimenti ad immagini e file allegati. Indispensabile pure per la visione di WBT (web based training) di formazione o nel caso che i documenti siano collegati tra loro.

CoG possiede anche un potente motore di ricerca full-text in grado di cercare (per rilevanza) all'interno di documenti, notizie, circolari o qualunque altra informazione (non grafica) pubblicata. Gli utenti più esperti possono utilizzare una sintassi di ricerca avanzata, facendo uso di operatori booleani come AND, OR, NOT e dei caratteri jolly (ricerca di parole che "iniziano per"). Inoltre un'altra utilità vi mostrerà tutti gli ultimi documenti modificati o inseriti (in un dato spazio temporale) mantenendovi così sempre aggiornati sulle attività degli altri o facilitandovi nel recupero dell'ultimo lavoro che avete svolto.

Per maggiori informazioni sul prodotto CoG potete servirvi della nostra pagina di contatto.