NL-SYS

» Cos'è

NL-SYS è un robusto server per inviare comunicazioni "tipo newsletter" ad una o più liste d'invio definibili.

Si integra perfettamente a portali, applicativi o sistemi in rete con basi dati e software anche già esistenti.

Elimina completamente l'esigenza di dover importare periodicamente i dati perchè interroga, in tempo reale e al momento dell'invio, la vostra base dati di utenti.

È incredibilmente flessibile. NL-SYS può essere usato sia per semplici soluzioni di invio multiplo di e-mail, che per complessi sistemi di gestione newsletter e mailings.

NL-SYS può essere adattato e personalizzato dalla vostra Web Agency, dal vostro dipartimento IT, o dal vostro personale o collaboratore informatico di fiducia. Per l'integrazione completa e funzionante possono bastare poche ore di lavoro per la scrittura di un semplice modulo di comunicazione scritto in qualsiasi linguaggio di programmazione (PHP, ASP, Perl, VB,...). Successivamente è possibile ampliare le caratteristiche del prodotto con funzionalità aggiuntive, secondo vostre esigenze, lavorando esclusivamente sul vostro software. Il nostro supporto tecnico sarà a disposizione per tutta la fase d'integrazione: forniremo assistenza, esempi e possibili soluzioni.

NL-SYS può essere fornito in modalità ASP (gestiamo noi il server), installato su un vostro server aziendale o in housing presso il vostro provider di fiducia.

NL-SYS è progettato per internet. Il vostro applicativo (o portale) e NL-SYS generalmente risiedono su server diversi e dialogano tramite rete. Nessun problema di compatibilità o di comunicazione tra sistemi operativi. Nessun rallentamento del vostro server al momento dell'invio.

A chi è rivolto

Alcuni possibili esempi d'applicazione:

Portali o siti con gestione degli utenti iscritti
Sistemi ad accesso riservato su Internet, intranet o extranet
Aziende con varie filiali o diversi collaboratori dislocati sul territorio
Comunicazione tra aziende e agenti o venditori
Comunicazione tra produttori e clienti
Comunicazione tra SIM e promotori

A chi NON è rivolto

Non è rivolto ad organizzazioni che fanno invio indiscriminato di e-mail (SPAM, UBE, UCE). NL-SYS non è stato progettato per fare spam, aldilà di ogni considerazione etica o legale, esistono applicazioni meno complesse e più adatte a questo scopo.

Perchè nasce questo prodotto

L'invio di circolari o newsletters via e-mail è oggi uno tra i più utilizzati ed apprezzati metodi per comunicare in Rete, reputato vantaggioso anche dal punto di vista del marketing.

Esistono oggi molte soluzioni in commercio che svolgono il compito di gestire invii e-mail multipli tipo newsletter. Però, anche i prodotti migliori, risultano piuttosto complessi da utilizzare e, soprattutto, non si integrano bene con le basi dati esterne.

Effettivamente le soluzioni standard che si trovano in commercio sono "prodotti a sé stanti", con una propria base di dati autonoma e una gestione completamente separata dal sistema principale. Per ogni modifica, inserimento o rimozione fatta nel vostro archivio principale utenti è poi necessario importare nuovamente l'archivio sul software di gestione degli invii. Con la classica soluzione standard vi troverete quindi ad avere due archivi da mantenere sempre aggiornati e sincronizzati. Quando le problematiche sono estremamente semplici, tale compromesso può risultare accettabile. Le cose immancabilmente si complicano quando le esigenze crescono.

NL-SYS, invece, non ha una propria base dati di utenti, ma utilizza archivi gestiti esternamente mediante semplici tecnologie di interscambio dati in tempo reale.

Come si presenta NL-SYS all'utente finale

NL-SYS è un prodotto di back-end e non ha una vera e propria fisionomia. Il modo più semplice di utilizzarlo - ma non è l'unico - è quello di potervi accedere tramite il vostro client di posta elettronica (es: Outlook Express, Outlook, Mozilla Mail, Thunderbird, ecc..).

Per ogni operatore abilitato ad inviare messaggi viene creato uno speciale accesso e-mail ad accesso autenticato e criptato (SSL). È solo necessario aggiungere al vostro client di posta elettronica un nuovo account - SMTP/TLS e IMAPS - fornito da noi. Tramite questo account sicuro il sistema, dopo avervi riconosciuto, vi dà la possibilità di inviare un messaggio alle liste di utenti che desiderate, semplicemente scrivendolo ed impaginandolo come fate di consueto per i vostri normali messaggi di posta. Potete scriverlo in testo puro, in HTML - con o senza immagini di supporto - o addirittura aggiungere allegati (è possibile limitarne le dimensioni ad una certa grandezza predefinita).

Ogni messaggio verrà inviato singolarmente e personalizzato: le e-mail ricevute porteranno sul campo destinatario il nome dell'utente finale (es: A: "Mario Rossi" mariorossi@dominio.dom) e le eventuali macro (vedi sotto) saranno espanse riportando dati specifici che si riferiscono al destinatario.

Perchè un ulteriore account di posta elettronica?

Per l'utente comune è un modo semplice - e familiare - di inviare posta. Tale account può essere gestito direttamente con il proprio client di posta oppure, per esigenze più complesse, utilizzato trasparentemente come server di invio mailings e newsletters dalle vostre applicazioni.

Inoltre, grazie all'IMAP, la posta su questo account rimane centralizzata sul server (non viene scaricata in locale). Tutti i messaggi di risposta (compreso lo storico d'invio) rimangono sempre accessibili e consultabili anche da PC diversi. Tale account raccoglierà inoltre, in una sotto-cartella apposita, anche i messaggi di ritorno su errore di destinatario irraggiungibile (vedi la sezione "bounce").

Quando farete partire un messaggio, in questo account riceverete anche il progressivo stato d'invio (eg. una mail di notifica ogni 500 invii), gli eventuali messaggi d'errore dal sistema, l'esito ed il report finale con la lista degli utenti ai quali è stata inviata.

Ricordiamo comunque che il server NL-SYS può essere utilizzato anche come back-end invisibile all'utente finale. Potete inviare posta al sistema anche tramite un vostro software di composizione da web. Potete farlo tramite SMTP con accesso autenticato al nostro server, oppure tramite richiesta d'invio ad un nostro proxy-web ad accesso riservato.

Macro

NL-SYS riconosce le macro (stringhe testuali che funzionano da variabili). Scrivendo ad esempio, nel testo dell'email, le macro: $NOME$ $COGNOME$ queste verranno espanse, per ogni e-mail inviata, con il relativo nome e cognome di chi riceverà la comunicazione. Le macro sono definibili secondo i campi già esistenti del vostro database utenti. Inoltre le macro funzionano con messaggi e-mail formattati in HTML; NL-SYS riconosce anche le macro "pasticciate" (con tag HTML di formattazione testo all'interno dei nomi delle macro) dalle modifiche di chi scrive il testo.

Tramite macro è possibile veicolare qualunque tipo di informazione, anche multilinea. Una macro può essere un campo informazioni dell'utente (per esempio il suo nome, la sua username e password, l'email con cui è stato registrato, il link con cui si può disiscrivere o modificare la sua scheda utente,...) ma può anche trattarsi di una firma o del messaggio di uno sponsor che si espande su più linee. Le macro possono espandersi come testo puro o convertite in HTML (secondo la sezione MIME all'interno dell'e-mail). Inoltre ne è possibile la definizione separata quando sono espanse su testo puro o in formato HTML.

Liste d'invio multiple

È possibile disporre di più liste di invio. Ogni lista corriponde ad un indirizzo d'invio e, rispettivamente, ad una interrogazione fatta sul vostro archivio utenti. Potete inviare, quindi, comunicazioni anche a gruppi di utenti diversi per tipologia, settore, caratteristiche anagrafiche, professione, ruolo istituzionale, località geografica, ecc.. tutto in tempo reale: nessuna necessità di riaggiornare o riorganizzare i relativi archivi dei destinatari o degli iscritti alle newsletter.

Destinatari e-mail irraggiungibili od errati (gestione dei bounce)

NL-SYS gestisce perfettamente i "bounce" (le mail che tornano indietro su destinatario sconosciuto o irraggiungibile). Questo significa che potete avere sempre sotto controllo la situazione di ogni invio, modificare o cancellare gli utenti con un indirizzo errato, capire effettivamente quanti messaggi sono arrivati a destinazione.

La situazione delle e-mail tornate indietro (bounce) può essere verificata in almeno due modi:

(metodo manuale) Una cartella IMAP del vostro account di posta (da noi fornito) raccoglie tutti i messaggi di notifica
(metodo automatico) Ogni bounce viene processato da un nostro software, interpretato ed archiviato su DB. È quindi possibile avere alcuni report, su web o via e-mail, di tutta la situazione relativa ad un solo invio, oppure aggregata per ogni indirizzo e-mail di destinazione o per identificatore (ID) dell'utente su vostro DB. Ogni linea di questi report darà indicazioni se l'indirizzo e-mail è corretto oppure l'utente non esiste, ha la casella di posta piena o, magari non ha ricevuto l'email per qualche eventuale errore di comunicazione.

Ma come facciamo a sapere se la mail è stata veramente letta?

Nessun software può garantire al 100% la lettura di un messaggio e-mail. Tecnicamente possiamo solo sapere se l'e-mail è stata rifiutata dal server di destinazione (vedi gestione dei bounce).

Possono essere utilizzati alcuni trucchi per sapere se l'e-mail è stata visualizzata dal destinatario o, anche, se il destinatario ha cliccato su un link dentro riportato.

La tracciatura dell'apertura di un messaggio viene normalmente fatta tramite l'inserimento (in una e-mail formattata in HTML) di un'immagine con associato un campo identificatore del destinatario.

Per tracciare l'apertura di un link il metodo è sostanzialmente simile, associando ancora ai link un identificatore dell'utente.

NL-SYS è stato progettato anche per supportare questi metodi di tracciamento.